経理担当者の退職とAIを使った引き継ぎ｜仕訳データから処理ルールを読み解き引き継ぎ書を作る手順

目次

1. 経理業務の属人化の定義と本記事で確認した資料
2. 経理担当者の退職で表に出た属人化の事例
3. 退職が決まった時点と退職後に行う初動
4. 仕訳データから前任者の処理ルールを読み解く手順
5. 生成AIに渡すデータの範囲とマスキング
6. 抽出したルールの検証方法と状態の管理
7. 引き継ぎ書・業務マニュアル・業務記述書への落とし込み
8. 上場審査で確認される内部管理体制と属人化の予防策
9. よくある質問
10. 参考資料

この記事の要点

経理担当者が十分な引き継ぎなしに退職しても、仕訳帳、会計ソフトの自動仕訳ルール、取引先マスタには、前任者が繰り返してきた処理が記録されています。仕訳データを表計算で集計し、集計結果を生成AIに渡して処理ルールの仮説を出させ、証憑や税理士・監査法人への確認で検証したうえで、引き継ぎ書と業務マニュアルにまとめます。

AIに渡すデータは目的に必要な範囲に絞り、取引先名や個人名は置き換えます。AIの出力は仮説として扱い、ルールを確定させるのは人です。

経理業務の属人化の定義と本記事で確認した資料

属人化した経理でも、担当者が在籍している間は月次も決算も締まるため、問題が見えにくいものです。はてなの調査報告書も、担当者が経理業務を続けている限り、属人的な運用に起因する問題は直ちに顕在化せず、運用体制の改善も図られなかったと記載しています（p.23）。担当者が退職や休職で抜けた時点で、何をいつまでにどう処理していたかを知る人がいなくなり、決算の遅れや承認の抜けとして現れます（編集部の整理）。

本記事は経理担当者の退職が決まった会社と、すでに退職して引き継ぎ資料が残っていない会社の両方を想定し、残った会計データから前任者の処理ルールを読み解いて文書にする手順を扱います。参考資料に挙げた開示や公的資料に書かれていない手順や表の整理には、「編集部の整理」と付けて区別しました。

経理担当者の退職で表に出た属人化の事例

はてなの特別調査委員会の調査報告書

株式会社はてな（東証グロース、証券コード3930）は2026年7月24日、特別調査委員会の調査報告書（開示版、2026年7月17日付）を公表しました。報告書によると、同社は2026年4月21日、取引先銀行からの連絡を受けて確認し、同社の預金口座から外部の口座へ最大約11億円の送金が実行されていたことを確認しています（p.1）。委員会は調査の結論として、本事案を特殊詐欺による資金流出の事案と認め、経理担当者による横領等はなかったとしました（p.11）。

経理の不正をめぐる事案ではなく、報告書は資金流出の背景の一つとして、経理体制の属人化と引き継ぎの不足を指摘しています。ページはいずれも調査報告書（開示版）の印刷ページです。

報告書によると、同社には経理規程があり、経理業務の基本方針は整備されていました。一方で、規程を具体化する業務マニュアル、手順書、判断基準は明文化されておらず、日常の業務の進め方、会計システムとオンラインバンキングの管理、例外的な処理への対応は、担当者の知見と経験に頼って運用されていました。報告書はこの状態を、経理部の業務が特定の担当者に依存して属人化し、処理の内容と過程を他の役職員が把握しにくいブラックボックス化した状況と述べています（p.23）。

2016年の上場時にすでに経理業務の中核を担っていた2名は（p.23）、2024年7月期の本決算を控えた2024年7月末に退職の意向を示しました。2名は十分な引継ぎがなされないまま7月末から休暇に入り、8月末に退職しています（p.24）。本決算は派遣社員や外部専門家も活用して開示の日程どおりに終え、当時の監査法人から財務諸表と内部統制報告書のいずれについても無限定適正意見を得ました（p.24）。

報告書は権限の設定にも触れています。オンラインバンキングでは振込データの作成・申請と承認のいずれも同じアカウントで行える権限になっており、経理規程の定めに反して単独で振込を実行しうる設定でした（p.35）。報告書は承認権限を作成・申請権限に代えて付与すべきところ、作成・申請権限に加えて付与しており、業務引継ぎの過程で同じ権限設定を行ったと推察しています。承認上限金額も初期設定のままでした（p.35）。

報告書は第5章第3節で、こうした問題の要因の一つに経理体制の脆弱さを挙げています。長年経理実務を担ってきた担当者が期末に退職したことで、属人化していた業務知見やリスク認識が後任に十分に承継されなかったこと、後任の側にはブラックボックス化した業務の中身を把握して内部統制を強化する余裕がなく、オンラインバンキングのアカウント管理や資金移動の統制の見直しにまで至らなかったことが記載されています（p.44）。

引き継ぎの内容についても当面の経理業務を続けるための業務内容、処理手順、資料の所在、関係者とのやり取りが中心で、経理の責任者としてのリスク感覚や役割・責任を伝えるものではなかったと報告書は指摘しています（p.44）。

ニチリョクの開示すべき重要な不備

株式会社ニチリョク（証券コード7578）は2025年6月27日、財務報告に係る内部統制に開示すべき重要な不備があった旨を公表しました。同社のお知らせは不備の内容として、経理担当者の退職等によって財務報告の作成に必要な人員が不足し、決算に対応できる体制を構築できなかったこと、社内のチェック体制が不十分で会計上の見積りに対する補完統制が運用されず、決算作業と監査のスケジュールに遅れが生じたことを挙げています。

事業年度末日までに是正できなかった理由について、同じお知らせは経理担当者の退職に伴う「必要十分な引継ぎ、人員の補充などが間に合わず」と説明しています。是正の方針として並ぶのは、決算・財務報告プロセスの見直しと決算の早期化、内部統制の評価に関わる人員を含む管理部門の体制強化、決算業務への外部専門家の積極的な活用です。不備に起因する必要な修正はすべて反映しているため財務諸表への影響はないとし、財務諸表の監査意見は無限定適正意見でした。

同社は2026年6月30日、第60期（2025年4月1日から2026年3月31日まで）についても開示すべき重要な不備を公表しました。差入保証金の評価に関する監査法人の指摘を受けた社内の再検討で過年度の誤謬が判明し、第56期から第59期までの内部統制報告書も訂正しています。前期の不備には当事業年度中に是正措置を講じたものの、過年度訂正による業務量の増加、さらなる退職者の発生、外部専門家の活用が限定的にとどまったことなどから、十分に改善できなかったと同社は説明しています。

2社の事案の性質は異なるものの、経理担当者の退職の前後で引き継ぎや人員の補充が間に合わなかったことを、決算の遅れや権限設定の不備の背景として記載している点は共通です。

退職が決まった時点と退職後に行う初動

経理担当者の退職が分かったら、仕訳の分析より先に、お金の出入りに関わる権限と、期限のある業務を押さえます。退職前に前任者と一緒にできる作業と、退職後に記録から補う作業を分けて整理したのが次の表です。

権限の棚卸しを表の最初に置いたのは、退職の前後には普段と違う人が振込の作成や承認を代わりに行うことが多く、作成と承認の分離が崩れやすいためです（編集部の整理）。はてなの調査報告書も業務引継ぎの過程で、振込データの作成・申請と承認を同じアカウントで行える設定になったと推察しています（p.35）。前任者のIDをすぐに止めると支払が止まる場合もあるので、停止日と代わりの承認者を同時に決めておきます。

前任者がまだ在籍しているなら、ヒアリングは文書で答えてもらうより、画面を操作しながら話してもらうほうが判断の場面を聞き漏らしにくくなります。録画から手順書の下書きを作る流れは、当サイトの資料「生成AIで経理の業務マニュアルを作る手順」で扱いました。退職後であれば、録画の代わりに次の節の仕訳データの分析が中心です。月次の締めの工程の組み方は月次決算の早期化とAIの記事で扱っています。

仕訳データから前任者の処理ルールを読み解く手順

前任者が文書を残していなくても、仕訳帳を見れば、どの取引先の取引にどの科目と税区分を使い、摘要をどう書いてきたかが分かるはずです。会計ソフトの自動仕訳ルールや取引先マスタにも前任者が設定した処理の条件が残っています。読み解く手順を表にまとめました。

会計ソフトの自動仕訳ルールは条件（取引先名や摘要に含まれる語）と適用される科目・税区分の対応を一覧にし、仕訳帳の集計結果と並べると、前任者が手で直していた取引が分かります。自動仕訳ルールで処理されるはずの取引に手入力の仕訳が多い場合、ルールが実態に合わなくなっているか、前任者が取引ごとに判断していたかのどちらかで、どちらであっても検証の対象になります（編集部の整理）。

件数や金額の集計を生成AIにさせない理由は、大量の行を読ませると、行の読み落としや数え違いが起きても出力からは気づけないためです。件数と金額は表計算で確定させ、AIには集計結果の解釈と文章化を任せておけば、AIの出力を集計表と突き合わせて確かめられます（編集部の整理）。集計表の検算の方法はChatGPTで作った仕訳・集計表の検算手順の記事にまとめました。

2会計年度分を目安にしたのは、賞与引当金の計上や固定資産の除却のような年1回の処理が2回分見え、期中に処理を変えたかどうかも比べられるからです。

ルールの抽出・例外の抽出・引き継ぎ書の下書きのプロンプト例

3本とも推測であることを明示させ、根拠とした行と件数を示させ、分からないものは分からないと書かせる指示を入れています。【】の部分は自社の期間や資料に置き換えて使います。

1本目は集計表から取引の種類ごとの処理ルールを推定させるプロンプトです。

以下は、当社の【2024年4月〜2026年3月】の仕訳を、取引先コード・借方科目・貸方科目・税区分・摘要のパターンごとに件数と金額で集計した表です。取引先名と個人名はコードに置き換えています。

この集計表から、取引の種類ごとの処理ルールを推定し、次の列の表で出力してください。
取引の種類／借方科目／貸方科目／税区分／摘要の書き方／根拠とした集計表の行番号と件数／確からしさ（高・中・低）

条件
・出力はすべて推定であり、確定したルールではないことを表の上に明記する
・件数が【3】件以下のパターンは確からしさを「低」とする
・集計表から判断できない取引は推定せず「判断できない」と書く
・集計表の件数や金額を書き換えない

【集計表を貼り付け】

2本目は取引先ごとの通常の処理から外れる仕訳を拾い出させるプロンプトです。

以下は【2024年4月〜2026年3月】の仕訳明細です（取引先名・個人名は置き換え済み）。添付の処理ルール一覧（仮説）と照らし、取引先ごとに最も多い処理と異なる仕訳を列挙してください。

出力の列
仕訳の行番号／日付／取引先コード／通常の処理／この仕訳の処理／考えられる理由（最大2つ）／確認すべき証憑や資料

条件
・理由は推測であることを明記し、明細から読み取れない事情を事実のように書かない
・理由が思い当たらない仕訳は理由の欄に「不明」と書く
・処理ルール一覧にない取引先は「ルール未設定」として別にまとめる

【処理ルール一覧と仕訳明細を貼り付け】

3本目は検証を終えたルールだけを材料に、引き継ぎ書の下書きを作らせるプロンプトです。

以下は、証憑と税理士への確認を終えた処理ルールの一覧（状態が「確認済み」のもの）と、月次業務の一覧です。月次業務の引き継ぎ書の下書きを作ってください。

各業務に次の欄を設けてください。
業務名／頻度と期限／使うシステムと必要な権限／手順／判断基準／承認者／例外時の連絡先／防いでいるリスク／関連する証憑と保存場所／未確認事項

条件
・一覧に書かれていない手順や判断基準を補わず、空いた欄には【未確認】と書く
・状態が「仮説」「要相談」のルールは手順に入れず、未確認事項に移す
・各手順の末尾に、根拠としたルール一覧の番号を付ける

【確認済みのルール一覧と月次業務の一覧を貼り付け】

3本目で「確認済み」のルールだけを使わせるのは、検証前の仮説が引き継ぎ書の手順に紛れ込むのを防ぐためです。【未確認】の欄は引き継ぎ書を承認する前に埋める項目の一覧になります。

生成AIに渡すデータの範囲とマスキング

個人情報保護委員会は令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、個人情報取扱事業者に対し、生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認するよう求めています。

本人の同意なく入力した個人データが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合は個人情報保護法の規定に違反する可能性があるため、提供事業者が個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認する、という点も同じ注意喚起の内容です。

仕訳データの摘要には従業員や役員の氏名、立替経費の精算先、給与の個人別の金額が書かれていることがあります。処理ルールの抽出に必要なのは取引の種類と科目・税区分の対応なので、個人を識別できる情報を渡さなくても目的は達成できます（編集部の整理）。

利用するサービスは入力したデータが学習に使われない設定や契約になっているか、社内で利用を認めたサービスかを確かめてから使います。経理部門の利用ルールに定める項目は経理部門の生成AI利用ルールの記事で整理しました。営業秘密の管理や外国にある第三者への提供に当たるかといった個別の法的な判断は、本記事の範囲を超えるため、法務部門や弁護士に確認してください。

抽出したルールの検証方法と状態の管理

AIが出した処理ルールは、前任者の処理の傾向を言葉にしたものです。処理が会計基準や税法に照らして正しいかまでは示さず、前任者の処理が誤っていれば、AIはその誤りもルールとして出力します。前任者の処理と正しい処理は分けて考え、次の方法で確かめます。

AIの仮説が誤りやすいのは、件数が少なく偶然そう見えているもの、期中に処理方法を変えたために2つの処理が混ざっているもの、前任者の誤りが繰り返されてルールのように見えているもの、といった場合です。2本目のプロンプトで拾った例外の一覧は、この3つの型のどれに当たるかを確かめる材料になります。

ルール一覧には状態の欄を設け、仮説・確認済み・要相談の区分で管理します。確認者と確認日も同じ一覧の記載項目です。確認済みに変えた根拠として、照合した証憑の番号や税理士の回答日も同じ行に書いておくと、後任者や監査法人がルールの由来を追えます。AIで作った資料を監査法人がどう確かめるかは監査法人はAIが作った資料をどう確かめるかの記事で扱いました。

引き継ぎ書・業務マニュアル・業務記述書への落とし込み

はてなの調査報告書は第6章の提言で、経理部業務の可視化の一つとして、経理業務における業務マニュアル等の整備を挙げています（p.51）。提言は経理部の業務を棚卸ししたうえで主要業務について次の表の左列の項目を整備し、実際の業務で使える内容かを定期的に見直し、組織変更・人員変更・システム変更があれば適時に更新することが望ましいとしています。引き継ぎで作る文書の確認表として使えるよう、提言の項目に本記事の手順で作る資料との対応を並べました。

提言は業務内容や判断基準を可視化することで、管理者による確認、担当者間の引継ぎ、内部監査による検証が容易になるとしています（p.51）。同じ頁の次の項目では経理部長が担うべき業務と担当者に分担すべき業務を切り分け、業務分掌と報告ラインを見直すことも挙げられています。

引き継ぎ書には手順だけでなくその確認によって防いでいるリスクと、例外のときの連絡先を書きます。報告書は前任者からの引き継ぎが業務内容、処理手順、資料の所在を中心としたもので、リスク感覚や役割・責任を伝えるものではなかったと指摘しています（p.44）。手順しか書かれていない引き継ぎ書では、後任者は確認を省いてよいかどうかを判断できません。書き方の例を示します。

引き継ぎ書と業務記述書は読み手と目的が違う文書です。引き継ぎ書は後任者が業務を回すための文書で、業務記述書はJ-SOXの評価で統制を説明するための文書にあたります。どちらも業務の棚卸しの結果から作れるため、棚卸しを1回で済ませ、引き継ぎ書の「承認者」「防いでいるリスク」の欄を業務記述書とRCMの統制の記述に転記する進め方が取れます（編集部の整理）。

業務記述書とRCMの下書きを生成AIで作る手順は業務記述書・フローチャート・RCMを生成AIで作る手順の記事に、会計ソフトの自動仕訳の書き方は自動仕訳を業務記述書・RCMに記載する方法の記事にまとめています。

上場審査で確認される内部管理体制と属人化の予防策

日本取引所グループが示すグロース市場の上場審査の内容には「企業のコーポレート・ガバナンス及び内部管理体制の有効性」の項目があり、コーポレート・ガバナンスと内部管理体制が企業の規模や成熟度等に応じて整備され、適切に機能していることを求めています。このうち経理担当者の退職と引き継ぎに関係するのは、「新規上場ガイドブック（グロース市場編）」（2026年9月）が解説するガイドラインⅣ４．の(3)人員の確保と、(4)会計処理基準と会計組織です。

(4)の解説でガイドブックは上場後に適用となる財務報告に係る内部統制報告制度についても対応準備を進める必要があると述べています（p.77）。引き継ぎで作った業務記述書の下書きは、この準備にも使えます。

上場後の会社では、ニチリョクの例のように、経理担当者の退職による人員不足が内部統制報告書の開示すべき重要な不備として開示されています。上場準備の段階で経理担当者が退職した場合も、体制をどう立て直したかを主幹事証券や監査法人に説明できるよう、引き継ぎの過程とルール一覧の検証記録を残しておきます（編集部の整理）。退職が起きる前から続ける予防策を、次の表にまとめました。

表の頻度は編集部の目安で、ガイドブックが定めたものではありません。会社の規模や経理の人数に応じて、主幹事証券や監査法人と相談して決めます。上場準備の初期に経理体制のどこを確認されるかはショートレビューで確認される経理体制の記事で、AIを使う経理が審査に向けて残す記録は上場準備企業の経理AI導入の記事で整理しました。

よくある質問

参考資料

1. 株式会社はてな「特別調査委員会による調査報告書の公表及び役員報酬の一部自主返上に関するお知らせ」（2026年7月24日、調査報告書（開示版）2026年7月17日付を含む） （最終確認 2026年10月20日）
2. 株式会社ニチリョク「財務報告に係る内部統制の開示すべき重要な不備に関するお知らせ」（2025年6月27日） （最終確認 2026年10月20日）
3. 株式会社ニチリョク「財務報告に係る内部統制の開示すべき重要な不備及び「内部統制報告書の訂正報告書」の提出に関するお知らせ」（2026年6月30日） （最終確認 2026年10月20日）
4. 日本取引所グループ「新規上場ガイドブック（グロース市場編）」（2026年9月） （最終確認 2026年10月20日）
5. 日本取引所グループ「上場審査基準の概要（グロース市場）」 （最終確認 2026年10月20日）
6. 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日） （最終確認 2026年10月20日）

本記事は2026年10月20日時点で確認できた法令・資料に基づいています。個別の取引への当てはめは、顧問税理士や監査法人と確認してください。

無料の資料（PDF）

生成AIで経理の業務マニュアルを作る手順

担当者が話しながら操作する様子を録画し、文字起こしからAIで手順書の下書きを作り、判断基準と画面写真を人が足して承認するまでの手順をまとめたPDFです。そのまま使えるプロンプト4本と、承認前の確認表、経費精算の月次締めを例にしたマニュアルの見本を付けています。

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